Elke Vereniging van Eigenaren heeft een bestuur dat zorgdraagt dat de VvE haar taken uitvoert zoals in de reglementen is vastgelegd. Enkele of alle taken kunnen uitbesteed worden aan een VvE beheerder. Maar wat is een VvE nu eigenlijk en wat is het VvE-beheer nu precies en wat komt er allemaal bij kijken?
Al het gesplitst onroerend goed zoals gesplitste woningen en appartementen of gesplitste bedrijfsmatige panden, zoals bedrijfspanden van winkelcentra of bedrijfsverzamelgebouwen, vragen om duidelijke afspraken tussen de verschillende eigenaren. En, het vraagt om een organisatie die verantwoordelijk wordt/is voor het gemeenschappelijke onderhoud en beheer van het gebouw en de installaties. En, voor de veiligheid van de bewoners/eigenaren. Zo'n organisatie is een VvE.
Een notaris stelt een splitsingsakte op om kadastraal en juridisch het gebouw te splitsen. De splitsingsakte legt ook de plichten en rechten vast van de eigenaren en hoe het beheer van het gesplitste gebouw dient te gebeuren. Die splitsingsakte is meestal gebaseerd op een modelreglement en legt ondermeer de formele organen vast: de ledenvergadering (ALV), het VvE bestuur (soms administrateur genoemd) en de kascommissie. Doorgaans heeft een VvE ook huishoudelijk reglement, waarin nadere afspraken worden vastgelegd over het gebruik van het gebouw en het gedrag van de eigenaren en bewoners. Voorts kunnen onderlinge afspraken worden gemaakt in de ALV (besluiten). Het fundament van de VvE is dan dus de splitsingsakte, het (model)reglement, het huishoudelijk reglement en de besluiten op de ALV.
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) zorgt voor het beheer en onderhoud van een bepaald gebouw. Alle eigenaren van een van een gesplitst gebouw (zoals appartementen bijvoorbeeld) zijn lid van de VvE. De VvE heeft een bestuur dat de taken van de (ledenvergadering van de) VvE uitvoert.
Een VvE kan een externe partij inhuren om alle of enkele taken van het bestuur over te nemen. Dat wordt VvE Beheer (of VvE-management) genoemd; de externe partij heet de VvE-beheerder. De VvE-beheerder is geen formele rechtspersoon en heeft geen statutaire bevoegdheid.
Een VvE-beheerder is een uitvoerende club (namens het bestuur of namens de ledenvergadering) en/of een adviserend club (voor het bestuur of de ledenvergadering). De VvE is vrij om te bepalen wat die taken zijn, zoals administratie, financiële jaarverslagen, betalingen en incasso en het regelen van het onderhoud (ook wel technisch beheer genoemd) en verzekeringen. Het (laten) opstellen van een MJOP is ook een belangrijke taak die door de VvE-beheerder kan worden ingevuld. De VvE-vergadering kan ook besluiten alle taken in eigen beheer uit te voeren.
Een belangrijke taak van de VvE-beheerder is om de de leden en het bestuur te voorzien van alle VvE-informatie en het beheren van zowel actuele en gearchiveerde en formele documenten (dossiers). De onderlinge communicatie en vastlegging tussen leden en bestuur en tussen bestuursleden is ook een belangrijke taak; zo ook het opstellen van de notulen van de ALV bijvoorbeeld. Transparantie is daarbij een belangrijke voorwaarde.
VvE beheerders kunnen zich laten certificeren. De SKW-certificatie (https://www.skw-certificatie.nl) is de bekendste.
Het certificaat waarborgt de interne processen van de VvE-beheerder, maar is geen garantie voor succes en tevredenheid, maar kan wel voordelen bieden voor de VvE.
Er zijn enkele branche-organisaties die VvE's en VvE-beheerders voorzien van inhoudelijke en actuele informatie. Zij organiseren soms ook jaarlijkse evenementen. Belangrijke websites zijn:www.nederlandvve.nl en www.vvebelang.nl.
Er zijn VvE’s bestaande uit 2 gesplitste delen (en dito eigenaren), maar er zijn ook VvE’s met honderden eigenaren. Formeel (juridisch) zijn er geen verschillen tussen grote of kleine VvE’s. Wel is het zo dat des te groter de VvE’s is, des te meer financiële ruimte (en noodzaak) er is om zaken (formeel) structureel te regelen en professioneel aan te pakken. Voor VvE-board maakt het niet uit of je een grote of kleine VvE bent en of je veel of weinig gebruikers (eigenaren) hebt.
VvE-board helpt de VvE-beheerder op een gemakkelijke manier om de leden en het bestuur te informeren over de formele en praktische aangelegenheden. Het grote voordeel is dat de informatie maar op één plek hoeft te worden vastgelegd en direct inzichtelijk is voor bestuur en alle eigenaren. De transparantie is direct geregeld en je hoeft niet meer eindeloos te zoeken in je mailbox. VvE-board scheelt veel moeite en tijd.
VvE-board heeft bewust geen financiële module, omdat er al veel goede financiële c.q. boekhoudpakketten bestaan in de markt, inclusief facturering en incasso.
Alle opmerkingen en vragen van eigenaren en bestuursleden zijn inzichtelijk voor iedereen en worden onomstotelijk vastgelegd (logging). Digitaal stemmen en Off line vergaderen kan eenvoudig worden uitgevoerd. Een VvE-beheerder krijgt met één-inlog toegang tot al zijn/haar VvE’s. Je hebt met de module Actiepunten altijd een actueel inzicht in de activiteiten die je om handen hebt, over alle VvE’s heen.
VvE-board is laagdrempelige VvE-software en bovendien laaggeprijsd.
VvE-
board