Hieronder vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen en verwijzingen naar onze uitgebreide support-pagina's.
VvE-board is een toepassing van Share-board.
Share-board is een platform voor samenwerking in het algemeen. VvE-board is gemaakt op basis van Share-board, speciaal voor VvE's. Hieronder word je voor specifieke onderwerpen doorgeleid naar de support-pagina van Share-board.
Met VvE-Board kun je fysieke vergaderingen faciliteren, maar je kunt ook een digitale vergaderen (met video-bellen) begeleiden.
Fysieke vergaderingen, papier printen of meelezen op de laptop of tablet
Met VvE-Board kun je fysieke vergaderingen begeleiden door agenda, locaties en tijdstippen bekend te maken in het Eigenaren-team en vergaderstukken klaar te zetten als bijlage bij de vergadering. De deelnemers downloaden de stukken en printen het op papier, of - nog makkelijker- lezen digitaal mee tijdens de vergadering met laptop, tablet of mobiel.
Digitaal vergaderen: video-bellen én VvE-board
Digitaal vergaderen kan ook heel makkelijk met VvE-Board, ook digitaal stemmen. De agenda en de stukken worden gedeeld via VvE-board. Voor video-bellen kan men gebruik maken van Zoom, Teams of Skype en kan men elkaar zien en spreken en meelezen op VvE-board. Er kunnen dan formele besluiten worden genomen - als het normale quorum wordt gehaald.
VvE-Board kun je gebruiken voor de
Hoe houden we een fysieke ledenvergadering?
Lees hieronder wat je moet doen bij Hoe kunnen we digitaal stemmen?
Lees hier over de voordelen van digitaal stemmen.
Lees in onze blogs over juridische waarborgen en digitaal stemmen.
Je kunt digitaal stemmen met VvE-board. Een besluit wordt digitaal klaargezet in VvE-board en alle eigenaren kunnen - bijvoorbeeld binnen een periode van 2 weken - aangeven via een reactie onder het besluit of ze akkoord zijn, niet akkoord zijn of een vraag hebben. Het bestuur kan reacties geven op de vragen en kan het aantal akkoorden tellen en rekening houdend met de stemrechten (breukdelen) vaststellen of een besluit het quorum heeft gehaald.
Hoe houden we een fysieke ledenvergadering?
Lees hieronder wat je moet doen bij Hoe kunnen we digitaal stemmen?
Lees hier over de voordelen van digitaal stemmen.
Lees in onze blogs over juridische waarborgen en digitaal stemmen.
Met VvE-board kunnen alle deelnemers van het Eigenaren-team acties vastleggen en toekennen aan andere eigenaren, bestuursleden en/of beheerder(s).
De voortgang van de actie dient (bijvoorkeur) door de actiehouder of voorzitter van de vergadering aangepast te worden: loopt, voltooid of geparkeerd.
Acties koppelen aan vergaderingen. Acties kunnen worden gekoppeld aan de vergaderingen waar ze zijn afgesproken of besproken dienen te worden.
Bijlagen koppelen aan actie. Aan acties kunnen bijlagen gekoppeld worden, zoals andere modules, bestanden, notities en besluiten; of andere acties.
Zie: Hoe leggen we actiepunten vast (per vergadering)?
Je kunt onbeperkt documenten (bestanden) uploaden naar VvE-Board, zodat alle deelnemers toegang hebben tot dezelfde bestanden.
Alle documenten vind je links in het menu bij Bestanden.
Aan documenten (bestanden) kun je ‘labels’ toekennen voor een goed overzicht en duidelijke lijsten.
Documenten kun je als bijlage koppelen aan alle andere modules, zoals vergaderingen, acties of besluiten.
Lees ook Hoe bestanden toevoegen aan VvE-board (uploaden)?
Lees ook Hoe een bestand toevoegen aan een vergadering (of ander item)?
VvE-board werkt niet met ‘mappen’ maar met ‘labels’.
Het voordeel van labels is dat één document aan meerdere labels kan worden gehangen en dus in meerdere lijsten kan voorkomen.
Het nadeel van mappen is dat elk document maar in één map kan voorkomen en dat je dus altijd keuze moet maken waar je het plaatst.
Zo kan een offerte meerdere labels hebben, bijvoorbeeld: dakonderhoud, offerte, 2020, grootonderhoud, lift, gevel etc. Je kunt dus een lijsten maken zoals: “Alle offertes in 2020” of “ Alle documenten over dakonderhoud” of “Alle documenten over Liften in 2020”. Zo handig!
Als je het eenmaal ziet, wil je niet anders meer.
Lees bij Zelf labels aanpassen hoe de VvE-board-beheerder labels kan instellen en lijsten kan maken.
VvE-board heeft een Besluiten-module. Daarin kunnen alle besluiten worden opgenomen. Een besluit heeft een titel, onderwerp, status, door wie genomen, datum.
Als een deelnemers een wijziging aan brengt in een module in VvE-board (mutatie) wordt dat vastgelegd. Een wijziging is een tekstaanpassing, een label-aanpassing, een reactie of een document-upload.
Elke wijziging verschijnt op de Tijdlijn.
Elke wijziging wordt vastgelegd bij Instellingen/Logs.
Elke deelnemer kan zelf bepalen of hij/zij elk uur, elke dag, elke week, elke maand of nooit een bericht krijgt via de email.
Een deelnemer stelt zelf zijn of haar Notificaties in:
Je kunt vanaf je eigen emailaccount een bericht (met bijlagen) sturen naar ondermeer het Eigenaren-team.
Een binnengekomen email wordt geplaatst bij Berichten en de bijlagen worden geupload als Bestand en gekoppeld aan dat bericht.
Elke team (zoals het Eigenaren-team en het Bewoners-team) heeft een eigen email-adres.
Lees hier hoe je het emailadres instelt en gebruikt: Hoe kan ik emailen naar VvE-board?
Met VvE-board kun je formele en informele berichten sturen naar eigenaren (in het Eigenaren-team) en bewoners (in het Bewoners-team).
Het bestuur (of de VvE-beheerder) zet formele berichten zoals de uitnodigingen van een ledenvergadering klaar in de Inbox en meldt dit via email aan de leden. Eigenaren kunnen zelf ook berichten klaarzetten in de Inbox of e-mailtjes sturen naar het Eigenaren-team. Het bestuur kan een notificatie mailen naar alle eigenaren dat er een bericht klaar staat.
Het bestuur (of de VvE-beheerder) zet informeert de Bewoners over werkzaamheden via het Bewoners-team. Bewoners kunnen ook berichten in het Bewoners-team plaatsen, bijvoorbeeld over storingen.
Je kunt discussies starten over allerlei onderwerpen. Zowel een eigenaar kan een discussie starten, maar ook een bestuurslid kan dat. Alle deelnemers in het Eigenaren-team kunnen reageren op de stelling. Zo kun je nog voordat een vergadering plaatsvindt al de meningen peilen.
VvE-board werkt via je browser en dus op je mobiel, op je tablet en op je computer of laptop.
VvE-board is een modern platform en je hoeft geen app te downloaden.
VvE-board is een specifieke toepassing van Share-board.nl. Lees hier hoe je VvE-board gebruikt op je mobiel of tablet.
Met VvE-board kun je 1op1-chatten met alle deelnemers in het Eigenaren-team en Bewoners-team.
Klik op het deelnemers-icoontje onder in het scherm.
Groepsgesprekken kun je houden door een Bericht (Inbox) aan te maken of een Discussie (Forum) te starten.
Vanuit het Eigenaren-team kunnen subteams worden gestart, voor het bestuur en voor projecten of commissies. Alleen VvE-board-beheerders (key-user) kunnen een subteam starten en deelnemers uitnodigen.
In een subteam werken enkele deelnemers samen. Er kunnen onbeperkt subteams worden aangemaakt. Elke subteam heeft ook een eigen email-adres.
Onbeperkt aantal deelnemers. Er kan een onbeperkt aantal eigenaren en bewoners worden uitgenodigd in het Eigenaren-team en het Bewoners-team.
Onbeperkt aantal bestanden. Er kan een onbeperkt aantal bestanden/documenten worden geüpload.
Onbeperkt hoeveelheid gegevens (GB's). Er kan een onbeperkte hoeveelheid GB's worden geüpload naar VvE-board. Lees bij Prijzen hoeveel GB's gratis zijn en wat de kosten zijn als de gratis-GB's worden overschreden.
Onbeperkt aantal subteams. Er kan een onbeperkt aantal subteams worden aangemaakt.
Onbeperkt aantal items. Er kan een onbeperkt aantal items (vergaderingen, acties, berichten etc) worden aangemaakt.
Elke deelnemer kan een item (actie, bestand, bericht etc) aanmaken. Elke deelnemer kan een reactie geven. En kan een reactie geven op een reactie. Alleen de laatste meest recente reactie kan de auteur zelf nog bewerken of verwijderen, tot het moment dat een volgende reactie is gegeven.
Als je op de knop [ Probeer VvE-board 1 maand gratis ] klikt, wordt een nieuw VvE-board aangemaakt met een Eigenaren-team en een Bewoners-team. Daarmee is de registratie gedaan.
Jij bent dan het (eerste) VvE-board teamlid én de VvE-board-beheerder van de beide teams. Als VvE-board-beheerder kun je eigenaren en bewoners uitnodigen. Lees hier hoe je anderen kunt uitnodigen.
Beheerder van het VvE-Board
Een VvE-board-beheerder kan bijvoorbeeld items op alleen-lezen zetten, teamleden uitnodigen en verwijderen, beveiligingsmaatregelen instellen, teamleden promoveren tot beheerder etc.
Bestuursleden promoveren tot beheerder van VvE-board
Een teamlid kun je promoveren tot beheerder. Er zijn dan meerdere VvE-board-beheerders in een team. Het is gebruikelijk om de bestuursleden en de VvE-Beheerder te promoveren tot beheerder, in zowel het Eigenaren-team als het Bewoners-team. Lees hier hoe je dat kan doen.
Lees hier hoe je meerdere VvE-board's kunt aanmaken (bijvoorbeeld voor meerdere VvE's, bijvoorbeeld als je een VvE-beheerder bent).
Lees hier hoe je VvE-board start als je al een Share-board-account hebt.
Een beheerder van VvE-board-team kan andere teamleden uitnodigen. Lees hier wat een VvE-board-beheerder is.
In het Eigenaren-team kun een VvE-board-beheerder eigenaren uitnodigen. Dat gaat als volgt.
De teamleden ontvangen een uitnodigingsmail.
Bedenk dat de uitnodigingen in de spambox terecht kunnen komen bij de ontvangers.
Op de prijzenpagina is gegeven wat VvE-board kost voor het gebruik en voor de (documenten)opslagcapaciteit.
De eerste hele kalendermaand is een proefmaand en is gratis.
Prijs voor het gebruik
Het Eigenaren-team is bedoeld voor alle eigenaren, het bestuur en voor de VvE-Beheerder en bedoeld voor alle formele aangelegenheden, zoals ALV's en VvE-documenten en formele berichtengeving. De prijs is 1 euro/maand/gebruiker. Er worden alleen unieke gebruikers geteld; dus bestuurslid is ook een eigenaar en is één gebruiker.
Het Bewoners-team is bedoeld voor alle bewoners van het appartement, dus alle eigenaren en eventuele gezinsleden, maar ook voor huurders en gezinsleden en voor de VvE-beheerder. Het Bewonersteam is gratis. Het Bewonersteam is een subteam van het Eigenaren-team.
Het aantal gebruikers is onbeperkt.
Prijs voor data-opslag voor bestanden (documenten)
De data-opslag tot 5 GByte is gratis en is bedoeld voor documenten die worden geüpload naar VvE-Board in het Eigenaren-team én het Bewoners-team. Indien meer opslag nodig zijn in de beide teams tesamen, dan geldt een prijs van 50ct/GB/maand voor het meerdere. Voorbeeld: als een VvE in Eigenaren-team + Bewoners-team tezamen 6 GByte gebruikt voor geüploade documenten, dan kost dat slechts 50ct/maand. In de praktijk blijkt dat de gratis 5GByte ruim voldoende is.
Het aantal documenten en GB's is onbeperkt.
Prepaid. Hoe wordt bepaald wat betaald moet worden?
VvE-board/Share-board maakt gebruik van een prepaidcontructie. Het saldo kan opgewaardeerd worden door een IDEAL-betaling van een bedrag dat gelijk is aan aantal gebruikers (teamleden in het Eigenaren-team) vermenigvuldigd met het aantal maanden dat je vooruit wilt betalen, plus BTW.
Voorbeeld: je hebt 8 eigenaren en 1 VvE-Beheerder (dienstverlener) en voor een half jaar VvE-board wilt gebruiken: dan maak je 9 x 1,- x 6 maanden = 54,- euro, exclusief BTW.
N.B. VvE-board telt het aantal emailadressen van gebruikers die worden uitgenodigd.
Hoe kan de VvE betalen?
Betalen (feitelijk het opwaarderen van het saldo) gaat als volgt:
Hoe krijgen we een factuur?
Na een succesvolle IDEAL-betaling wordt de BTW-factuur toegevoegd aan de facturenlijst. De factuur vind je als volgt.
Saldoverrekening / Afwaarderen
Elke begin van de maand wordt een saldoverrekening toegepast. Dan wordt het aantal unieke gebruikers in de Eigenaren-team en Bewoners-team (of andere subteams) afgetrokken van het openstaande saldo. Dan wordt ook de dataopslag (meer dan 20BG) afgetrokken van het openstaande saldo. De saldoverrekening wordt toegevoegd aan de lijst en die vind je als volgt.
Factuurbetaling
De VvE kan ook kiezen een factuurbetaling. In dat geval geldt een minimale betaling c.q. opwaardering van 250,- euro ex BTW. Mail naar info@share-board.nl met dat verzoek. VvE-board/Share-board mailt dan een factuur voor 250,- ex BTW en verhoogt - nadat de betaling binnen is - het saldo met 250,-.
In VvE-board zijn geen beperkingen voor het uitnodigen (toevoegen) van het aantal gebruikers. Bedenk wel dat je in het Eigenaren-team betaalt per gebruiker en dat dus de kosten per maand hoger worden, maar in het Bewoners-team zijn alle gebruikers (onbeperkt aantal) gratis.
Je kunt zien wat het aantal teamleden is in het Eigenaren-team en het Bewoners-team. Dat zie je als volgt.
Als je een nieuw document hebt geüpload naar VvE-Board, een nieuwe vergadering hebt gepland of een actiepunt hebt bijgewerkt en je wilt dat direct laten weten aan enkelen of alle teamleden, dan gaat dat als volgt.
Voorbeeld. Stel je wilt een nieuwe bestuursvergadering melden en de eigenaren uitnodigen daarvoor.
Er wordt een email gestuurd naar de geselecteerde teamleden met de melding. Zo'n Deel-bericht wordt altijd gemeld, onafhankelijk van de Notificatie-instellingen van een teamlid (bij Instellingen/Mijn notificaties).
Je kunt dit ook gebruiken om eigenaren uit te nodigen om een besluit te nemen c.q. om digitaal te stemmen. Maak een Besluit aan, zet de voortgang op Voorstel en Kies rechtsboven op het hamburger-icoon op Delen en typ een uitnodigingstekst in.
Je hoeft geen app te installeren op je mobiel of tablet om VvE-board te gebruiken.
Simpel: Voeg een knop toe aan je startscherm.
Met één druk op de knop zit je in jouw team en kun je aan het werk. Het gemak van een app, maar dan zonder een app. VvE-board past zich aan, aan elk mobiel apparaat of tablet.
VvE-board.nl is een variant van Share-board.nl en speciaal voor VvE's gemaakt.
VvE-board.nl werkt daarom hetzelfde als Share-board. Op de website van Share-board is uitgelegd hoe je een knop toevoegt aan je startscherm, voor Android en Apple-iOs.
Lees op de website van Share-board hoe dat werkt.
Voor elk te nemen besluit maakt het bestuur een ‘Besluit’ aan, met de status ‘Voorstel’. Het bestuur kan bijvoorbeeld iedereen een week de tijd geven om te reageren en vragen te stellen. Het bestuur kan bij elk voorstel-besluit en op elke vraag afzonderlijk antwoord geven (net als een forum op het internet). De deelnemers kunnen via reacties aangeven dat ze akkoord zijn, of niet. De reacties zijn onomstotelijk en kunnen door niemand worden aangepast i.v.m. de integriteit van de besluitvorming.
Zo maak je een besluit aan.
Bestanden als bijlagen. Aan een besluit kunnen bijlagen gekoppeld worden zoals offertes of contracten. Lees hier hoe je bestanden kunt toevoegen aan een vergadering. Voor een besluit gaat dat op dezelfde manier.
Reacties. Aan een besluit kunnen reacties worden gegeven door de deelnemers, zoals “ik ben akkoord”. Of er kunnen nadere vragen worden gesteld en beantwoord door bijvoorbeeld het bestuur.
Lees hier hoe je de Eigenaren uitnodigt een besluit te nemen
Voortgang (status) van een besluit. Als het besluit is genomen, kan de voortgang op 'besloten' en worden gezet en de datum bij Besloten op ingevuld. Het besluit is genomen als het quorum is gehaald.
Hoe houden we een fysieke ledenvergadering?
Lees ook bij Digitaal stemmen (met juridisch waarborgen)
Lees hier over de voordelen van digitaal stemmen
Lees hier Hoe leggen we een besluit vast
Lees onze blogs over juridische waarborgen en digitaal stemmen
Niet meer wachten op de jaarvergadering
Met digitaal stemmen heeft de VvE de mogelijkheid om (ook) tussentijds besluiten te nemen. Je hoeft niet meer te wachten tot de volgende (jaarlijkse of tussentijdse) vergadering. Voor besluiten over onderhoudswerkzaamheden bijvoorbeeld is dat fijn. Een besluit kan een besluit zijn dat los staat van de ledenvergadering of kan een besluit zijn als een agendapunt op een fysieke of digitale ledenvergadering.
Machtigingen zijn niet meer nodig.
Iedereen kan immers van elke plek op aarde inloggen waar internet is en je een mobiel, tablet of laptop hebt; bijvoorbeeld als een eigenaar op vakantie is. Een eigenaar kan ook zelf zijn of haar inlogcodes (tijdelijk) laten gebruiken door een zoon, dochter of buurman.
Je hoeft niet - allen tegelijk - te video-bellen.
Iedereen kan binnen het gestelde termijn de stukken inzien, de reacties van anderen zien, akkoord of niet akkoord geven en vragen stellen. De eigenaren hoeven niet allen op eenzelfde moment bij-een te zijn.
Lees hoe het werkt: Hoe kunnen we digitaal stemmen?
Lees onze blogs over juridische waarborgen en digitaal stemmen.
Een bestuurslid of de VvE-beheerder maakt een ledenvergadering aan in VvE-Board, typt bij 'Agenda' de onderwerpen in en voegt de te bespreken stukken (offertes, rapporten etc) toe als bijlage; net als bij een normale vergadering. Let op! Je hoeft geen (Word-)document te maken en te uploaden: je kunt de uitnodiging gewoon in VvE-board aanmaken en intikken. Voor elk te nemen besluit maakt het bestuur een ‘Besluit’ aan, met de status ‘Voorstel’.
Het bestuur nodigt via 'Vergadering Delen' alle eigenaren uit en meldt dat de agenda klaarstaat en dat de bestanden zijn geüpload en gekoppeld als bijlage aan de vergadering. Lees hier hoe je de uitnodiging maakt voor de vergadering.
De eigenaren kunnen inloggen in VvE-board, bekijken de agenda en de bijgevoegde stukken. Ze kunnen zelf beslissen of ze de agenda en de stukken uitprinten óf via laptop, tablet of mobiel meelezen op de vergadering.
Nadien of tijdens(!) de vergadering wordt het verslag/notulen bij de Vergadering ingetypt en actiepunten bijgewerkt en gemeld dat de notulen zijn opgesteld. Lees hier hoe je een melding kan doen dat de notulen gereed zijn.
Met VvE-board kun je direct bij een aangemaakte vergadering de agenda intypen. Je hoeft niet meer een los Word-document te uploaden. Direct typen in VvE-Board is makkelijker.
Check wel even als je klaar bent op het hamburger-icoontje rechtsboven of de vergadering op "alleen-lezen" staat. De tekst kan dan door niemand veranderd worden. Alleen de VvE-Board-beheerder kan de vergadering tijdelijk weer op Alleen-lezen-uit zetten om de tekst aan te passen, bijvoorbeeld om nadien de notulen in te typen.
Hoe werkt dat:
Als je klaar bent
Je kunt onbeperkt bestanden/documenten uploaden naar VvE-board. Die bestanden kun je direct koppelen als een bijlage aan een vergadering. Of je kunt reeds geüploade bestanden koppelen aan een vergadering. Lees hier hoe je bestanden uploadt naar VvE-board.
Als je een vergadering hebt aangemaakt, kun je bestanden als bijlagen toevoegen, die
(1) al in VvE-board staan (al geüpload zijn) of
(2) die nog aan VvE-board toegevoegd moeten worden (nog te uploaden).
Ad (1) Koppel bestanden aan een vergadering die al zijn geüpload naar VvE-Board:
Ad (2.a) Upload bestanden van je apparaat en koppel deze aan een Vergadering met de upload-popup:
Ad (2.b) Upload bestanden van je apparaat en koppel deze aan een Vergadering door ze op de vergadering te slepen:
Slepen op een iPad
Slepen werkt ook op een iPad. Op je iPad kun je de browser (Safari of Chrome) en de Bestanden-app naast elkaar zetten. Je kunt dan ook bestanden slepen van je iPad óp de vergadering.
De bestandentabel
Je vindt de bestanden in VvE-Board na het uploaden ook, als je links in het menu op Bestanden klikt. En, als je dan op de geuploade bestanden klikt, dan zie je bij Bijlagen/Items dat het bestand is gekoppeld aan de Vergadering.
Bij Documenten uploaden, slepen, labelen en koppelen is uitgelegd wat je kunt doen met documenten/bestanden.
Hier wordt uitgelegd hoe je bestanden kan toevoegen (uploaden) vanaf je apparaat (computer, tablet of smartphone) naar VvE-board. Dat kan op 3 manieren:
(1) Met de upload-popup bij de bestanden,
(2) Slepen van bestanden vanaf je verkenner (finder) op je apparaat of
(3) E-mailen van bestanden naar het Eigenaren-team.
(1) Upload bestanden van je apparaat naar VvE-board met de upload-popup:
(2) Upload bestanden van je apparaat naar VvE-board door ze te slepen:
Slepen op een iPad. Slepen werkt ook op een iPad. Op je iPad kun je de browser (Safari of Chrome) en de Bestanden-app naast elkaar zetten. Je kunt dan ook bestanden slepen van je iPad naar VvE-board.
(3) E-mailen van bestanden naar het Eigenaren-team
Lees hoe dat werkt bij hoe kan ik emailen naar VvE-board. In een email kun je bestanden toevoegen. Een email komt binnen in de Inbox en de bijlagen worden dan toegevoegd bij Bestanden.
De bestandentabel
Na het uploaden vind je de bestanden als je links in het menu op Bestanden klikt.
Onbeperkt
Je kunt onbeperkt bestanden uploaden naar VvE-board.
Lees dat bij de voordelen van digitaal stemmen.
Je maakt een besluit aan en koppelt dat besluit aan een vergadering.
Zo maak je een besluit aan.
Koppel een besluit aan een vergadering. Als een besluit wordt genomen op bijvoorbeeld een ledenvergadering, koppel dan het besluit als een bijlage aan die vergadering (als die vergadering reeds is aangemaakt; maak anders eerst die vergadering aan). Dat gaat als volgt:
Voortgang (status) van een besluit. Als het besluit is genomen in de vergadering, kan nadien de voortgang op 'besloten' en worden gezet en de datum bij Besloten op ingevuld.
Bestanden als bijlagen. Aan een besluit kunnen bijlagen gekoppeld worden zoals offertes of contracten. Lees hier hoe je bestanden kunt toevoegen aan een vergadering. Voor een besluit gaat dat op dezelfde manier.
Reacties. Aan een besluit kunnen reacties worden gegeven door de deelnemers, zoals “ik ben akkoord”. Of er kunnen nadere vragen worden gesteld; en beantwoord door bijvoorbeeld het bestuur.
Lees verder bij Hoe kunnen we digitaal stemmen?.
Je maakt een actie aan en koppelt die actie aan een vergadering.
Zo maak je een actie aan.
Koppel een actie aan een vergadering. Als een actie is afgesproken op bijvoorbeeld een ledenvergadering, koppel dan die actie aan die vergadering. Dat gaat als volgt:
Status van de actie. De actiehouder kan zelf de status aanpassen.
Bestanden als bijlagen. Aan een actie kunnen bijlagen gekoppeld worden zoals een plan of foto's. Lees hier hoe je bestanden kunt toevoegen aan een vergadering. Voor een actie gaat dat op dezelfde manier.
Reacties. Aan een actie kunnen reacties worden gegeven door alle eigenaren. Of er kunnen nadere vragen worden gesteld en beantwoord door bijvoorbeeld het bestuur.
Bij Labels versus Mappen is uitgelegd wat een label is en hoe je die gebruikt.
Lees hier hoe de VvE-board-beheerder zelf labels kan maken.
VvE-board kent hoofdlabels, zoals Voortgang, Vergadering, Jaar, Bestand. Je ook hoofdlabels toevoegen, verwijderen of aanpassen. Je kunt ook labels toevoegen, verwijderen of aanpassen.
Bij Mijn Lijsten kun je zelf of voor het hele team overzichten/lijsten maken.
Klik op het tandwieltje om een lijst (filter) te maken en die lijst een naam te geven.
Een VvE-board-beheerder kan een lijst maken voor alle gebruikers door [v] Voor alle teamleden AAN te vinken.
Aan elk item (vergadering, actie, bericht, bestand, link etc) kan een bijlage worden gekoppeld. Een bijlage is een ander item in VvE-board of een bestand (te uploaden of een reeds geüpload). Dat gaat op dezelfde manier als het koppelen van een bestand aan een vergadering.
Voorbeeld: We koppelen een besluit aan een bericht.
Dat gaat als volgt.
Dit werkt ook omgekeerd: Koppel het bericht aan het besluit.
Elk item kan worden gekoppeld aan een of meerdere items.
Bij Labels versus Mappen is uitgelegd wat een label is en hoe je die gebruikt. Met een lijst selecteer je alle items met dezelfde labels. Bij Mijn Lijsten kun je zelf of voor het hele team overzichten/lijsten maken.
Je kunt een bestand toevoegen aan een (Mijn) Lijst door bij het bestand het juiste label te kiezen dat bij een lijst hoort.
Als je bijvoorbeeld een offerte hebt geüpload, ga je naar dat bestand en kies je bij Type Informatie: Offerte.
Als je daarna bij Mijn Lijsten op Alle-offertes klikt, zie je dat dat bestand is toegevoegd aan die lijst.
Bij "Emailen naar VvE-board. Wauw, da's makkelijk!" is uitgelegd dat elk team een emailadres heeft en wat je met dat emailadres kunt doen.
Hier wordt uitgelegd hoe je een emailadres van een team instelt en gebruikt.
Het emailadres van je team kan door de hoofdgebruiker (de VvE-boardbeheerder van dat team) worden ingesteld als volgt:
Er verschijnt dan een emailadres bestaande uit de naam-van-het-team+unieke-code@mail.share-board.nl.
Dat emailadres kun je (met kopiëren en plakken) delen met iedereen in het team en gebruiken om berichten (eventueel met bijlagen) te verzenden naar je team.
Tip: Maak een bericht aan en meldt daar in dit emailadres. Koppel een link met daarin dit emailadres.
Let op. Het kan enige minuten duren voor het zichtbaar is. Als je email niet verschijnt, de mail in je spam-inbox belandt zijn. Check FAQ/support van Share-board.
VvE-board kent teamleden en beheerders.
Een beheerder in VvE-board heeft meer rechten dan een teamlid. De beheerder van VvE-board kan ondermeer nieuwe teamleden uitnodigen, een item op Alleen-lezen zetten, nieuw subteam starten etc.
De initiële beheerder van VvE-board is degene die als eerste VvE-board heeft geactiveerd.
Het is aan te bevelen om alle bestuursleden en de VvE-beheerder (VvE-dienstverlener) ook beheerder te maken van VvE-board. Dat gaat als volgt.
Een VvE-board-beheerder van een team kan ondermeer andere teamleden promoveren tot VvE-board-beheerder. Er zijn dan dus meerdere VvE-board-beheerders in een team.
Het is aan te bevelen om in het Eigenaren-team de bestuursleden en de VvE-beheerder (als de VvE zo’n dienstverlener heeft) te promoveren tot VvE-board-beheerder van het Eigenaren-team (en van het Bewoners-team).
Nodig eerst de bestuursleden uit in het Eigenaren-team. Lees hiervoor Hoe kan ik anderen uitnodigen? En promoveer dan de bestuursleden als volgt.
Alle teamleden krijgen een bericht hierover.
Sommige items hebben een blauwe tekst.
Dat betekent dat ze in de Alleen-lezen-modus staan.
De VvE-Board-teamleden (de VvE-Eigenaren) kunnen dat item dan niet wijzigen, verwijderen of archiveren. Alleen de auteur en de VvE-Board-beheerder(s) kunnen dat dan.
VvE-Board-teamleden kunnen dan ook geen bijlagen toevoegen of verwijderen.
Zij kunnen wel reacties geven.
Alleen VvE-board-beheerders en de auteur zelf kunnen een item op 'Alleen-lezen' of op 'Bewerken' zetten. Als een teamlid een item heeft aangemaakt (voorbeeld een actie) is hij/zij de auteur en kan hij/zij het item op Alleen-lezen zetten. De VvE-board-beheerders kan dat dan ook.
Op Alleen-lezen zetten kan op twee manieren:
Manier 1. om een item op Alleen-lezen te zetten (of op Bewerken)
Manier 2. om een item op Alleen-lezen te zetten (of op Bewerken)
Het bovenstaande werkt zo voor alle items. Dus ook voor acties, bestanden etc.
We adviseren om alle bestuursleden en de VvE-beheerder (als de VvE die heeft) tot VvE-board-beheerders te promoveren. Lees hier hoe dat moet.
Je start een nieuwe VvE-board, door de klikken op www.vve-board.nl te klikken op de knop [Probeer VvE-board 1 maand gratis]. Er wordt dan een nieuw hoofdteam (VvE-Eigenaren) gestart met een subteam (VvE-Bewoners). Lees hier Hoe start de VvE met VvE-board?.
Nieuw/ander VvE-board met hetzelfde emailadres (account).
Als je een nieuw en ander VvE-board wilt starten, bijvoorbeeld voor een andere VvE en je wilt gebruik maken van hetzelfde emailadres (je bestaande account), dan volg je dezelfde procedure als hierboven, alleen vul je je bestaande emailadres in. VvE-board herkent dan je emailadres en toont "Hoi, volgens mij heb je al een account" en vraagt of je zeker weet dat je een nieuw VvE-board wilt starten. Klik op Start VvE-board als je dat wilt.
VvE-board maakt nu een nieuw hoofdteam 'VvE-Eigenaren' en subteam 'VvE-bewoners'. Klik op Alle teams en je ziet dat je nu toegang hebt tot 4 VvE-board-teams hebt, onder één account (emailadres). Je kunt de naam en het logo van de teams wijzigen door per team bij Instellingen en Dit team logo en naam aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van de VvE invullen i.p.v. de titel 'VvE-Eigenaren'.
Als je een nieuw VvE-board wilt starten met een ander emailadres/account, doe dan het onderstaande.
Nieuw/ander VvE-board met nieuw/ander emailadres (account).
Als je een nieuw en ander VvE-board wilt starten, bijvoorbeeld voor een andere VvE en je wilt gebruik maken van een ander account (ander emailadres), dan volg je dezelfde procedure alleen vul je je een ander emailadres in. Klik op de knop [ Start VvE-board ].
VvE-board maakt een nieuw hoofdteam 'VvE-Eigenaren' en subteam 'VvE-bewoners' en start voor jou het team VvE-Eigenaren. Klik op Alle teams en je ziet dat je nu toegang hebt tot twee VvE-board-teams, onder dit nieuwe account (emailadres). Je kunt de naam en het logo van de teams wijzigen door per team bij Instellingen en Dit team logo en naam aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van de VvE invullen i.p.v. de titel 'VvE-Eigenaren'.
VvE-Board is een speciale inrichting van Share-board. Als je al een Share-board-account hebt dan kun je de nieuwe VvE-board-teams (VvE-Eigenaren en VvE-Bewoners) toevoegen aan je account.
Dan kan op twee manieren:
Lees ook Hoe je meerdere VvE-board's kunt aanmaken (bijvoorbeeld voor meerdere VvE's, bijvoorbeeld als je een VvE-beheerder bent).
Met de activatie van VvE-board wordt ook een Bewoners-team gestart.
Dit Bewoners-team is de centrale plek voor het melden en opvolgen van storingen, defecten, reparaties en werkzaamheden en is bedoeld voor alle bewoners in de flat; dus ook gezinsleden van eigenaren en huurders, maar ook voor de VvE-beheerder en/of huismeester (indien van toepassing).
Uitnodigen van de bewoners gebeurt op dezelfde manier als in het Eigenaren-team. Dat gaat als volgt.
De teamleden ontvangen een uitnodigingsmail.
Tip. Bedenk dat de uitnodigingen in de spambox terecht kunnen komen bij de ontvangers en dan niet wordt opgemerkt. Maak hen daarop attent.
Tip. Het Bewoners-team bevat enkele voorbeelden en uitleg over het gebruik.
Tip. Promoveer de bestuursleden en de VvE-beheerder ook tot beheerder in het Bewoners-team. Lees hier hoe dat werkt.
Het Bewoners-team kan ook worden gebruikt voor het aankondigen van werkzaamheden door de VvE-beheerder.
In dat geval kan het bestuur of de VvE-beheerder een Mededeling plaatsen op het Bewonersteam. Alle bewoners krijgen dan een notificatie in de mail dat dit bericht klaar staat.
Voorbeeld:
De schilders komen in a.s. maandag om de kozijnen aan de noordzijde te schilderen. Zij zullen steigers plaatsen en zullen 3 weken bezig zijn.
Als een bewoner is uitgenodigd in het Bewoners-team van VvE-board, kunnen bewoners direct een storing melden.
Bijvoorbeeld "Het licht is defect in de lift".
De andere bewoners zijn dan ook op de hoogte en hoeven dat niet meer te melden. Die melding kan direct worden opgevolgd door de VvE-beheerder (of de huismeester) door het onderhoudsbedrijf te berichten.
Zodra bekend is wanneer de monteur langs komt, kan de De VvE-beheerder terugmelden wanneer de monteur het licht komt repareren.
Als een VvE gebruik maakt van een WhatsApp-groep voor berichten aan alle bewoners, is dat best handig, maar dan kunnen verschillende onderwerpen wel door elkaar heen lopen. En bevat WhatsApp dikwijls geen historie over de jaren heen a.g.v. wisselingen van beheerders. En nieuwe bewoners zien ook alleen maar wat vanaf dat moment speelt.
Met VvE-Bewoners-team heb je het voordeel dat je Berichten en reacties daarop netjes bij elkaar staan. Bovendien kun je makkelijk bestanden delen.
VvE-board.nl werkt ook goed via de smartphone/mobiel. Klik hier hoe dat werkt.
Soms is het handig om een foto te uploaden en te koppelen aan een Melding als iets kapot is of als er rommel ligt.
Dat gaat als volgt.
Log in in VvE-Board.nl
Kies Bewoners-team
Klik op Meldingen
Klik op de Melding waar je een foto aan wilt toevoegen
Klik op de knop [ Koppel Bijlagen/items ]
Klik links in de popup op [ + Voeg bijlage toe ]
Als je een iPhone of iPad hebt... (als je een Android-apparaat hebt, volg dan die aanwijzingen)
Kies op Fotobibliotheek
Selecteer 1 of meerdere foto's en
klik op gereed.
De foto's worden toegevoegd aan de Bestanden.
VvE-
board